Hay dos cambios importantes se aproximan para empresas, empresarios y profesionales en el ámbito de la facturación y la gestión en España.
Uno tiene que ver con la adaptación de los software de facturación, y otro con la generalización de la factura electrónica entre empresas y autónomos.
Las normas están siendo tramitadas en paralelo, y vemos que existe cierta confusión respecto a la obligaciones y plazos.
En este artículo queremos hablarte de todo lo que tienes que tener en cuenta para adaptar tu software de gestión y facturación a los nuevos requisitos legales. Toda la normativa está aprobada, con la reciente llegada de la Orden Ministerial que faltaba el 28 de octubre. Con lo cual ya sólo queda su implantación definitiva.
¿Te suena VERI*FACTU? si todavía no sabes de qué va esto, te aconsejamos leer nuestro artículo y ponerte al día de la normativa.
Índice
Normas aplicables
▪ Artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
▪ Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación
▪ Orden ministerial HAC/1177/2024, de 17 de octubre por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido de los sistemas de facturación electrónica. Esta orden tiene como finalidad establecer los requisitos técnicos, funcionales y de contenido que deben cumplir los sistemas y programas informáticos en los procesos de facturación.
Preguntas frecuentes sobre el software de facturación y los nuevos requisitos legales en España
- ¿A quién afecta esta normativa sobre software de facturación?
A las sociedades, empresarios y profesionales, entidades en atribución de rentas con actividad económica, así como a los no residentes que obtengan rentas a través de un establecimiento permanente en España - ¿Cuándo entra en vigor la normativa que regula el software de facturación en España?
La última norma publicada entrará en vigor el 29 de octubre de 2024, aunque tanto proveedores como empresas deberán adaptar sus sistemas antes de julio de 2025. Dado que el plazo es muy ajustado, es posible que la obligación se retrase a 1 de enero de 2026 pero no hay nada publicado a fecha final de octubre 2024. - ¿Puedo seguir utilizando mis programas de facturación actuales?
Sí, siempre que estos programas de software de facturación se adapten a los nuevos requisitos. Esto incluye garantizar la integridad de los datos, trazabilidad, conservación, legibilidad, y accesibilidad, además de generar un “hash” o huella de cada registro que deberá firmarse electrónicamente. - ¿Es posible seguir facturando con Excel o Word?
No, porque estos formatos no cumplen con los requisitos del software de facturación certificado. Además, no generan una huella electrónica ni garantizan la integridad de los datos, como exige la normativa. - ¿Cómo puedo verificar que mi software de facturación cumple con los requisitos?
Los proveedores deben emitir una declaración responsable que confirme que su software de facturación cumple con las especificaciones legales. Esta declaración se incorporará al producto mediante una etiqueta visible. - ¿La Agencia Tributaria ofrece algún software de facturación gratuito si no quiero implantar un software de gestión?
Sí, la Agencia Tributaria pone a disposición una “solución pública” gratuita de software de facturación, que cumplirá con todos los requisitos exigidos para empresas, empresarios y profesionales en España. Tendrá ciertas limitaciones. - ¿Puedo enviar registros de facturación a la AEAT si no utilizo la solución pública?
Sí, cualquier software de facturación que cumpla los requisitos puede remitir voluntariamente los registros a la AEAT, en cuyo caso será considerado un Sistema VERI*FACTU, permitiendo mayor trazabilidad y control. - ¿Cuáles son las ventajas de usar un software de facturación compatible con VERI*FACTU?
El software de facturación con VERI*FACTU no necesita firmar electrónicamente los registros, solo calcular el hash de cada registro, facilitando el proceso de facturación y reduciendo la carga administrativa. - Soy el receptor de una factura ¿puedo enviarla a la Agencia Tributaria? El receptor ya sea empresario o consumidor final, podrá proporcionar de forma voluntaria información a la AEAT facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, lo que puede realizarse con un dispositivo con capacidad para la lectura del código y de transmisión y recepción de datos, por ejemplo un teléfono móvil. La remisión de información no tendrá la consideración de denuncia pública.
- ¿Qué sucede si los usuarios de un software de facturación no cumplen con la normativa?
La infracción será considerada grave, con sanciones de hasta 50.000€ por cada ejercicio, si se utiliza un software de facturación no certificado o si se altera un software que cumple con la normativa. - ¿Y si quienes no cumplen son las empresas comercializadoras de software? La infracción será grave y se sancionará con una multa pecuniaria fija de 150.000€ en el caso de fabricación, producción y comercialización de dichos sistemas informáticos, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa informático o electrónico que sea objeto de infracción.
Fechas clave
1. Empresas y profesionales: Deben adaptar sus sistemas de facturación a VERI*FACTU antes del 1 de julio de 2025.
2. Productores y comercializadores: Tienen hasta el 29 de julio de 2025 para ofrecer al mercado soluciones adaptadas.
3. El servicio de recepción de facturas verificables debería estar disponible en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes del 29 de julio de 2025.
Si desarrollas un software de facturación o usas esta herramienta, seguro que tienes muchas preguntas, que se irán resolviendo a lo largo del período de implementación de esta norma.
Y si no la usas, ya estás tardando. De momento julio de 2025 es la fecha límite así que nuestro consejo si tienes una actividad empresarial es que utilices un software de facturación que tengas garantía de que va a adaptarse a las nuevas normas.
