Reglamento para la adaptación de los sistemas de facturación

En medio del puente de diciembre el BOE nos ha traído la publicación del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

El origen de esta norma es la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal  que proponía adaptar los software de facturación y gestión con el objetivo de combatir el incumplimiento tributario y la economía sumergida asociados al uso del “software de supresión de ventas”,  conocido como “software de doble uso”

Este nuevo reglamento se centra en estandarizar los sistemas y programas informáticos de facturación. Su propósito es asegurar la integridad de los procesos de facturación, prevenir alteraciones indebidas en facturas y facturas simplificadas una vez emitidas, y, al mismo tiempo, fomentar la modernización digital de las empresas.

Impulso a la digitalización empresarial

El objetivo principal es mejorar el cumplimiento tributario y combatir el fraude, pero otra de las claves de la norma es impulsar la modernización digital de pymes y autónomos.

De forma paralela se está desarrollando el reglamento para la implantación de la factura electrónica entre empresas.

Si tienes un negocio y todavía no utilizas un software de facturación o de gestión, te aconsejamos ponerte al día con estas exigencias normativas, además de aprovechar las ventajas de la digitalización para optimizar tiempos y procesos administrativos.

Garantizar el cumplimiento tributario

Una medida destacada es la posibilidad para los usuarios de remitir voluntariamente sus registros de facturación a la Agencia Tributaria mientras facturan a sus clientes. Esta acción permitirá proporcionar a Hacienda directamente los libros registro de IVA, simplificando así la presentación de declaraciones fiscales, y también automatizando las comprobaciones (la Agencia Tributaria tendrá ya los datos de facturación sin tener que pedírselos).

Aunque al principio este cumplimiento es voluntario, entendemos que una vez que el sistema se haya consolidado, pasará a ser obligatorio.

Por otro lado, el cliente final tendrá la capacidad de contrastar las facturas en la sede de la Agencia, para verificar que son documentos legalmente emitidos, mejorando la transparencia y la verificación. Las facturas llevarán un código QR además de la mención “VERI*FACTU”.

Si el cliente cuando recibe la factura escanea el código QR con su teléfono móvil, esa consulta queda registrada ante la Agencia Tributaria, y en pantalla tendrá todos los datos para comprobar la autenticidad de la factura.

Si las facturas pueden ser verificadas, incluso con trazabilidad de cuándo se cobran o pagan, los pagos en efectivo metálico superiores a 1.000 euros están prohibidos, la gestión empresarial está digitalizada y las empresas comunican cada vez más datos casi a tiempo real… ocultar ventas o defraudar se convertirá casi en “misión imposible”.

No se aplicará a las siguientes operaciones:

– A los contribuyentes que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA en las operaciones con expedición de recibo.
– A los contribuyentes en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura.
– A determinada facturación de energía eléctrica.
– Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.

Tampoco se aplicará a los contribuyentes que estén acogidos al SII.

Sistemas de facturación y gestión

El reglamento apuesta por una solución informática integral y segura que simplifica el cumplimiento tributario.

La norma determina que los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Cada software de facturación de bienes y servicios debe operar de manera segura y fiable evitando alteraciones indebidas en los registros.

Imagina que estás haciendo una factura en tu programa de gestión y cometes un error. Podrás hacer la rectificación, pero el sistema registrará la trazabilidad de cualquier cambio.

Así, si voluntariamente se quiere cambiar facturas de fecha, para no pagar tanto IVA en el trimestre o alguna ocurrencia similar, Hacienda podrá ver el rastro de esas operaciones.

Además, el sistema deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados.

Certificación de los sistemas informáticos

Será el desarrollador del sistema quien deberá certificar que el sistema cumple con la normativa.  Se certificará mediante una declaración responsable efectuada por escrito y de modo visible, para que la pueda ver el comercializador y el propio usuario. Esa declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo, conteniendo también los datos del productor y la fecha y lugar de la firma.

Plazos y adaptación de los sistemas de facturación y gestión

Las empresas cuentan con un periodo de adaptación hasta el 1 de julio de 2025 para ajustar sus sistemas a las nuevas disposiciones.

Tenemos ya el reglamento, pero falta la publicación de la Orden Ministerial que detallará los detalles técnicos del registro, que entendemos que será publicada a lo largo de 2024.

Los desarrolladores y fabricantes de sistemas informáticos tendrán la tarea de poner en el mercado soluciones actualizadas en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial.

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Miriam Almazán

Miriam Almazán

Economista, asesora fiscal y especialista en creación de empresas. Directora de Afiris

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