12 de mayo es la fecha clave en la que todas las empresas españolas deberán cumplir un una obligación que trae de cabeza a muchas personas empresarias y trabajadoras: el registro de jornada.

Como ya os contamos en este post, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo trajo consigo esta medida.

En este post os contamos algunas claves prácticas sobre esta obligación de registrar la jornada, gracias a nuestro compañero Daniel Blas que siempre nos ilustra con estos temas.

La ley obliga a guardar ese registro a disposición de las personas que trabajan en la empresa o a la propia Inspección de Trabajo durante cuatro años, y las sanciones no son ninguna broma.

¿Cómo debe ser el sistema de registro de la jornada laboral?

La ley no especifica cómo llevar a cabo dicho registro. Simplemente se remite a la negociación colectiva (los convenios) o a los representantes sindicales de las empresas. Cuando el convenio no dice nada al respecto, o si no existe representación sindical, entonces hay plena libertad para la empresa de establecer el método de registro de esa jornada.

En el mercado existen herramientas sencillas y de precio ajustado que cumplen con el registro de la hora de entrada y de salida, si tienes dudas sobre cuál elegir puedes consultarnos.

Compartimos contigo gratis una excel con la plantilla de registro horario de jornada.

Entonces, ¿con firmar un papel ya vale para llevar el control de horas de la jornada laboral?

El papel es un método perfectamente válido, pero mucho cuidado porque la ley habla de que la empresa tiene la obligación de garantizar ese registro. Si el registro no ofrece garantías o se demuestra que ha sido manipulado, puede ser motivo de sanción. El registro tiene que ser fiable y se ha de gestionar de modo objetivo.

Y si las empresas no lo hacen, o no lo hacen bien…

Las sanciones dependen del grado de incumplimiento o de si hay reincidencia pero la sanción podrá ir entre un mínimo de 626€ hasta un máximo de 6.250€. Y eso claro, siempre que no se detecte la existencia de horas extraordinarias no declaradas.

Porque uno de los objetivos de esta medida es controlar la realización de horas extraordinarias no declaradas por la empresa. A partir del próximo día 12 quedará registrada su realización y por tanto tendrán que ser compensadas o bien económicamente o bien mediante descanso.

Parece que Inspección de Trabajo va a ser benevolente temporalmente hasta que las empresas se adapten, eso sí tendrán que demostrar que están en proceso de implantar un sistema y nosotros como profesionales te aconsejamos que en tu empresa lo tengas desde ya.

«En mi empresa hacemos 40 horas semanales, todo controlado».

Pues mucho cuidado porque 40 horas semanales significa una jornada anual de 1.826 horas en total (descontando fiestas, vacaciones, etc). Prácticamente ningún convenio colectivo recoge esa jornada máxima, por lo que si por ejemplo nuestro convenio dice que la jornada máxima anual es de 1.760 horas, en ese caso si las personas hacen 40 horas semanales, la gente estaría realizando 66 horas extras que la empresa tendría que compensar o bien económicamente o bien mediante descanso(unos 8 días de fiesta adicionales).

¿Es necesario fichar en los descansos, la hora de comer…?

Hay que analizar cada caso concreto pues la ley establece la obligación para las empresas de dar un descanso para aquellas personas cuya jornada diaria continuada exceda de 6 horas.

Ese tiempo de pausa para el café, bocadillo o lo que cada persona quiera es de mínimo de 15 minutos y son los convenios los que dicen si ese tiempo computa o no como jornada.

Si la jornada es partida y el trabajador se toma su descanso por ejemplo para el almuerzo entonces no computaría dentro de la jornada (salvo que el convenio dijera lo contrario).

La ley no profundiza acerca de si hay que registrar estos descansos o no, habrá que esperar el criterio de la inspección. Una opción sería que cada persona registre las pausas, comidas, etc. y la otra es no registrarla pero establecer algún tipo de acuerdo que permita acreditar que el tiempo que aparece en el registro de entrada y salida incluye por ejemplo 1 hora para comer y 30 minutos para el café.

Diferencias jornada a tiempo parcial y a tiempo completo.

En ambos casos se deben registrar las jornadas, pero las personas a tiempo parcial además tendrán que recibir una hoja con las horas totalizadas mensualmente.

Registro de jornada para el trabajo en remoto

Hay trabajadores que no están en la sede física de la empresa, incluso trabajan desde el extranjero. O que forman parte del departamento comercial y prácticamente no pisan la oficina.

En estos casos la ley colisiona con la realidad de muchas empresas, ya que no distingue estos casos de teletrabajo o trabajos fuera de la oficina y dice que es obligatorio garantizar el registro para todo tipo de personas.

Hay que buscar el tipo de registro que más se adecue a nuestra actividad. Existen aplicaciones que permiten registrar la jornada con dispositivos móviles o APP, que podrían ser adecuados para estos casos.

Entras por la puerta pero todavía no empiezas a trabajar hasta pasados unos minutos

Es importante precisar que la ley establece que el tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria la persona se encuentre en su puesto de trabajo. Esto significa que el hecho de acceder al centro de trabajo, cambiarse de ropa o demás no significa que tenga que computar como jornada efectiva de trabajo, si no que hasta que la persona no se encuentre en su puesto de trabajo no empezaría a computar como tal.

El tiempo que la persona tarda en desplazarse desde su casa al centro de trabajo no se considera tiempo de trabajo. Sin embargo, si el trabajador se desplaza desde su centro de trabajo por orden de la empresa a una población o lugar distinto de normalmente presta sus servicios, entonces sí que debe computarse como jornada el tiempo de desplazamiento ya que entiende que durante ese tiempo la persona se encuentra a disposición de la empresa.

¿Cuál es el límite de horas extras?

La ley establece que como máximo las horas extraordinarias anuales para cada persona no pueden superar las 80 al año (salvo que sean para reparar siniestros). En el caso de que se superen la sanción por parte de Inspección de Trabajo está tipificada como sanción grave. Ese límite es absoluto y no se puede superar.

Cómo se compensan las horas extras

En casa cada convenio colectivo se establece la forma de compensación pero habría dos fórmulas, se compensan mediante dinero (el importe por hora suele llevar un recargo sobre la hora ordinaria) o mediante descanso. En ausencia de pacto se entiende que deben ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a la realización de esas horas extras.

Si se abonan esas horas extraordinarias hay que tener en cuenta que cotizan a la Seguridad Social pero no se tiene en cuenta para las prestaciones. Es decir, esas horas no se computan en la base de cotización (excepto para accidentes de trabajo) y las personas no se benefician de esas cotizaciones para sus futuras prestaciones.

Visita de la Inspección de Trabajo

Si te toca, que sepas que Inspección de trabajo puede solicitar a la empresa ese registro de jornada obligatorio y además puede preguntar a la plantilla por el horario para descubrir si hacen horas extras. También revisan las nóminas por si hay pluses que puedan camuflar horas extras no declaradas.

Hay que tener especial precaución en la confección de contratos de trabajo y nóminas, y te recomendamos siempre contar con una asesoría laboral profesional para que las cuestiones laborales y sociales estén en orden.

Asesorando a empresas desde 1990 en Afiris somos especialistas en planificación fiscal y laboral  y ayudamos a cumplir con sus obligaciones tributarias  y sociales, informando de todas las novedades que supongan beneficios para su negocio.

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