Qué son los libros de una sociedad

¿Qué libros contables hay que presentar en el Registro Mercantil?

Si tienes una sociedad mercantil, es importante que conozcas los libros oficiales que debe llevar tu sociedad. Ya no son libros en papel, sino en formato electrónico, y se presentan de forma telemática al Registro Mercantil.

¿Quién tiene que presentar los libros? ¿Qué plazo hay para presentar los libros contables? ¿Cómo se presentan ante el Registro Mercantil?

Qué son los libros Contables

El artículo 25 del Código de Comercio  establece cuáles son los libros contables obligatorios, y dice:

    Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

     La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario. Es decir, que puedes encargárselo a expertos contables.

Libro Diario

Se registran todas las operaciones de la empresa de forma cronológica, por eso este libro se llama así.

Comienza con un asiento de apertura, registrando los saldos del ejercicio anterior, y termina con un asiento de cierre, tras recoger todas las operaciones del año, también con forma de asientos contables.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Este libro está formado por los siguientes documentos:

• Balance inicial detallado de la empresa,
• Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo.
• Inventario de cierre de ejercicio.
• Un ejemplar de las cuentas anuales.

Las cuentas anuales, estarán formadas por:

• Balance de situación,
• la Cuenta de pérdidas y Ganancias
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)
• Estado de Flujos de Efectivo (no es obligatorio para todas las empresas) y
• la Memoria.

La Ley de Sociedades de Capital, artículo 253, establece la obligación de elaborar un Informe de gestión, el cual no será obligatorio si la empresa reúne las características para presentar Balance o ECPN abreviado.

Las cuentas anuales son públicas, es decir cualquier persona o empresa, previo pago de los honorarios registrales, puede consultar las cuentas de una empresa aquí.

Los socios tienen derecho a recibir esa información y el administrador o administradores certifican que la junta de socios ha aprobado las cuentas anuales.

Esa certificación del administrador se presenta al realizar el depósito de Cuentas Anuales.

Libros  Mercantiles y Societarios

Estos libros deben ser legalizados en el Registro pero no pueden ser consultados de forma pública como las Cuentas Anuales, ya que contienen mucha información de la sociedad, por ejemplo la identidad de los socios o los acuerdos de la Junta General.

• Libro de registro de los socios
• Libro de registro de la sociedad
• Libro de registro de acciones nominativas
• Libro Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.
• Libro de Actas. Libro donde se recogen los acuerdos tomados en las juntas de socios.
• Libro Registro de Socios. Libro que registra quiénes son los socios propietarios de las participaciones o acciones de la sociedad, la evolución y transmisión y la constitución de derechos reales y  gravámenes.

Libros fiscales

. Libro registro de facturas emitidas.

. Libro registro de facturas recibidas.

. Libro registro de bienes de inversión

La Agencia Tributaria puede solicitarnos los libros antes del plazo de prescripción de las declaraciones tributarias (4 años) para asegurarse de que estamos realizando un correcto cumplimiento de nuestras obligaciones como contribuyentes. Nos vigilan de cerca.

Estos libros no se legalizan ante el Registro Mercantil, pero para cualquier empresa es fundamental tenerlos.

Plazos de legalización de libros

La legislación establece unos plazos concretos para la elaboración, presentación, legalización y depósito de libros  obligatorios:

1. Elaboración: tres meses después del cierre de ejercicio para el cierre de contabilidad y elaboración de libros contables. En general, el cierre contable el 31 de diciembre y plazo de elaboración hasta  30 de marzo del año siguiente.
2. Legalización: hasta cuatro meses después del cierre del ejercicio (normalmente 30 de abril).
3. Depósito de cuentas anuales: hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Socios. Se ha de celebrar en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que el depósito se puede efectuar hasta el 30 de julio.

Plazos legalización libros y depósito de cuentas 2019

Con motivo del Covid-19 se han ampliado los plazos mercantiles, más información, aquí.

Cómo se legalizan los libros

Todos los libros obligatorios antes mencionados se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses a la fecha de cierre del ejercicio.

Desde la entrada en vigor, el día 23 de septiembre de 2013, de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, es obligatorio el uso del formato electrónico y la vía telemática para ejercicios iniciados desde el año 2014.

Cómo presentar los libros al Registro Mercantil

Veamos el procedimiento de legalización de libros contables

Para poder presentar los libros ante el Registro Mercantil, necesitarás tener firma digital (o certificado reconocido válido) para poder realizar el envío al Registro Mercantil o abonarte como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Paso a paso legalización de libros contables.

1. Descarga el programa Legalia 
2. Asegúrate de tener los archivos en un formato adecuado para que el envío sea a correcto (PDF, Excel, Word….). Estos archivos los generas desde tu programa de contabilidad.
3. Desde el programa Legalia importa los archivos para validarlos. El proceso generará una huella digital y el archivo comprimido zip que será lo que tienes que enviar.
4. Accede al portal de presentación telemática de documentos. para realizar el envío.
5. Asegúrate de que la legalización que pretendes realizar se corresponda con el contenido de los ficheros enviados.
6. Comprueba: el ejercicio y número de orden correspondiente de los libros, que aparezca la fecha de apertura y cierre del ejercicio que quieres legalizar, y que consta la fecha del último libro legalizado de cada clase.
7. ¡Enviar!
8. Recibirás una acreditación del Registro Mercantil de la provincia que corresponda como justificante de la legalización, junto con la factura de los honorarios registrales.

Cuánto cuesta la presentación de los libros

Cada Registro establece sus tasas oficiales, y existe diferencia entre Registros. No se puede elegir el más barato, el que corresponde es el del domicilio social de la sociedad.

En el caso de las Sociedades Cooperativas, presentan sus libros y cuentas ante el Registro de Cooperativas de la Comunidad autónoma que corresponda.

Es fundamental el cumplimiento de las obligaciones mercantiles, porque son obligatorias y como imagen ante clientes, proveedores y la propia Administración. La Agencia Tributaria cuando realiza actuaciones inspectoras puede solicitar la legalización de libros y cuentas, y revisar si están al día estas cuestiones mercantiles. Una sociedad que no presenta libros ni cuentas… no ofrece mucha confianza.

Es importante que sepas que si tu sociedad está inactiva, tiene que presentar igualmente Impuesto de Sociedades y Cuentas Anuales. Si pasan años sin presentarse, la Agencia Tributaria puede instar la revocación del NIF, y además el Registro se cierra.

Este «cierre» quiere decir que el Registro Mercantil no te permitirá inscribir ninguna escritura hasta que no presentes las cuentas anuales de los últimos años  y te pongas al día con tus obligaciones mercantiles.

Una escritura de cambio de domicilio, de cambio de administrador, una ampliación de capital, un cambio de denominación social, un cambio de objeto social… cualquier cambio que realicemos en una sociedad mercantil tiene que ser elevado a público, y si procede, inscribirlo en el Registro Mercantil (salvo la venta de participaciones sociales, que no se inscribe aunque habrá que actualizar el libro registro de socios e informar de la titularidad real).

Para cualquier cuestión mercantil y resolver dudas que te quitan el sueño respecto a tu sociedad , consulta con nosotros. El equipo de profesionales abogados, economistas y consultores especializados que conforman nuestro departamento legal en Afiris te aportará tranquilidad en forma de consejo profesional.