¿Qué es el software de doble uso que acaba de prohibir el Gobierno?

La llamada “Ley antifraude” además de la limitación de pagos en efectivo y otras medidas trae una nueva obligación para todas las empresas y los autónomos.

El objetivo de Hacienda es no permitir la producción y tenencia de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión, y como ocurre con el resto de obligaciones tributarias, viene acompañada con la correspondiente infracción y sus sanciones, en este caso altísimas.

Desde el 11 de octubre de 2021 será de aplicación lo que esta norma recoge respecto al software de doble uso.

¿Qué es el software de doble uso?

Aquel que permite llevar una doble contabilidad, no reflejar la anotación de transacciones realizadas, registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas o alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.

Atención, aunque no hagas este tipo de prácticas si el software que usas en tu empresa ofrece la posibilidad de realizarlas, igualmente estarías en el punto de mira de la Agencia Tributaria.

Hacienda calcula que al año se ocultan 200.000 millones de euros con el uso de estos programas. Casi nada…

¿Cómo funciona el software de doble uso?

Este tipo de software permite la posibilidad de emitir tickets con el importe íntegro de una compra, pero sin que esta quede anotada en la contabilidad oficial.

Es decir, la clientela puede estar haciendo pagos en B sin saberlo.

Imagina un establecimiento de hostelería en el que desayunas un zumo, tostadas y café. Abonas tu ticket correspondiente con el total pero internamente la máquina registradora marca “un cortado”.

Los zappers son pequeños dispositivos conectados de forma externa por USB al libro de registros, y permiten modificarlos sin alterar la caja registradora.

Los phantomware son aplicaciones que se instalan en la caja y actúan desde el propio equipo.

El objetivo de estos sistemas es permitir que los cierres diarios no reflejen la realidad de las ventas realizadas

¿Qué empresas utilizan estos programas de doble contabilidad?

Suele estar presente en pequeñas empresas con venta al público, que trabajan con el consumidor final. Son las que van a estar en el punto de mira de Hacienda: hostelería, panaderías, talleres mecánicos, peluquerías, clínicas…

Nueva ley contra el fraude: nuevas obligaciones para las empresas

Se introduce una nueva obligación tributaria que afecta a empresas y autónomos en el artículo 29 de la LGT:

  1. j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.

 

Con esta nueva obligación, ya no sólo hay que asegurar que la contabilidad esté bien y los ingresos y gastos declarados correctamente, sino también dar garantía de que el programa utilizado no incumple los requisitos de la ley.

¿Cuáles son las multas que puede ponerme Hacienda por utilizar un software de doble contabilidad? 

Los fabricantes y comercializadores se arriesgan a una multa de 150.000 euros por cada ejercicio y programa vendido que no se ajuste a las especificaciones indicadas, salvo que se deba a la falta de certificación, multado con 1.000 euros por programa vendido.

Por su parte, los usuarios de los programas se exponen a una multa de 50.000 euros por ejercicio. Por supuesto aparte de las sanciones que correspondan si la Administración verifica que ha existido ocultación de datos, facturas falsas o cualquier anomalía contable que perjudique la recaudación de impuestos.

El artículo 201.bis regula las infracciones por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable.

El apartado 1 define como infracción tributaria grave la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que:

a) permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;
b) permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
c) permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
d) permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;
e) no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;
f) no se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados

En una nota publicada, la Agencia Tributaria ha aclarado lo siguiente.

Las letras a), b), c) y d) serán de directa aplicación a partir del 11 de octubre de 2021.
Las letras e) y f) exigen explícitamente un desarrollo reglamentario. Por tanto, no serán de aplicación hasta que dicho Reglamento sea aprobado y entre en vigor.

Nuestros consejos para evitar multas y otros sustos con Hacienda

Si no tienes todavía un software de gestión en tu negocio y todavía facturas en Word o Excel, te lo aconsejamos. Para negocios pequeños hay aplicaciones muy económicas e incluso gratuitas que ahorran tiempo y facilitan mucho la gestión, tienes ejemplos aquí.

Si necesitas un sistema potente puedes aprovechar las próximas subvenciones en digitalización para modernizar la gestión de tu empresa.

Todo lo que mejores en gestión administrativa supondrá un ahorro de tiempo, y también en dinero (mejor control financiero, análisis de costes, rentabilidad…).

Si ya tienes el sistema implantado, ponte en contacto con la empresa proveedora para tener claro que  los programas y sistemas informáticos que utilizas para llevar la contabilidad y/o facturación de tu negocio cumplen con los estándares tributarios exigidos. Serán mucho más detallados cuando se desarrolle el reglamento, pero como hemos explicado antes la norma ha entrado en vigor ya.

Si de alguna forma desarrollas o comercializas sistemas, tendrás que prestar mucha atención a esta novedad.

Este tipo de controles pueden ser la antesala a que la Agencia Tributaria obligue a utilizar los sistemas que la propia Administración diseñe, y aunque podamos utilizar otros, que existan obligaciones de información como el SII pero extendidos a todas las empresas y autónomos.

Un claro ejemplo es Batuz y Ticket BAI, proyecto conjunto de las Haciendas Forales y el Gobierno Vasco para luchar contra el fraude. Está claro que hacienda nos vigila y ninguna empresa está libre de ser visitada. 

Podemos ayudarte

¿Quieres hacer las cosas bien y no tener problemas con la Administración tributaria? ¿Tienes una comprobación de Hacienda y necesitas ayuda para afrontarla? ¿Te ha llegado un requerimiento y no sabes cómo actuar? Nuestro equipo de  asesoría fiscal te informará de cómo podemos ayudarte desde Afiris.

 

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