Julio es un mes cargado de obligaciones fiscales y contables, especialmente para aquellas empresas y entidades que tienen la obligación de depositar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. En este artículo te contamos en qué consisten y porqué es importante cumplir con la normativa mercantil y evitar sanciones e incumplimientos.
Índice
Qué son las Cuentas Anuales
Las cuentas anuales están integradas por el balance; la cuenta de pérdidas y ganancias; el estado de cambios en el patrimonio neto; el estado de flujos de efectivo y la memoria. En el caso de que balance y memoria puedan formularse en su versión abreviada, la empresa no se verá obligada a realizar el estado de flujos de efectivo ni el estado de cambios en el patrimonio neto.
Esta información es pública y puede ser de interés para agentes externos (proveedores, clientes, bancos…). Se puede consultar las Cuentas Anuales depositadas de cualquier empresa en el Registro Mercantil.
Qué entidades tienen obligación de presentar las Cuentas Anuales
- Sociedades anónimas.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Sociedades extranjeras con sucursal en España.
- Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
- Fondos de pensiones.
- Cualquier empresario que tenga obligación de publicar sus Cuentas Anuales.
¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?
En Afiris tras una intensa campaña en la que presentamos cientos de declaraciones de renta, vamos a por julio con las gestiones del segundo trimestre del año y la presentación del Impuesto de sociedades y las Cuentas Anuales.
Antes de realizar el depósito de las Cuentas en el Registro Mercantil, a final del mes de julio, ya tendríamos que haber cumplido con los siguientes plazos, teniendo en cuenta que el ejercicio contable haya finalizado a 31 de diciembre:
- Hasta el 31 de marzo: Formulación de la Cuentas Anuales (cerrar el ejercicio y tener preparados los respectivos libros contables de nuestra empresa, que se legalizan ante el Registro Mercantil con fecha 30 de abril).
- Hasta el 30 de junio: Aprobación de las Cuentas Anuales a través de la convocatoria de Junta General. En esta reunión deben tratarse cuestiones como la aprobación de las cuentas, evaluación de la situación de la empresa, distribución de resultados … y la persona responsable de la administración de la empresa certifica esos acuerdos.
Y así llegaríamos al séptimo mes del año
¿Quién marca este plazo de julio? la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 279 que señala:
“Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”
Parece que las normas no llegan a adquirir su verdadera relevancia o importancia hasta el momento en que se activan las sanciones que vienen asociadas a su incumplimiento. Te las vamos a contar.
Sanciones por falta de presentación de Cuentas Anuales
Hasta hace un tiempo, el Registro Mercantil era flexible con los plazos de presentación, la falta de presentación de Cuentas Anuales supone el cierre de la hoja registral pero el hacerlo fuera de plazo no suponía sanciones.
El del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas), ha advertido en varias ocasionesde la posibilidad de apertura de expedientes sancionadores a aquellas empresas que no lleven a cabo el depósito de las Cuentas Anuales.
¿De cuánto dinero estamos hablando? No cumplir con esta obligación implica multas que pueden oscilar entre los 1.200€ y los 60.000€ (llegando incluso a los 300.000€ en los casos más graves).
Responsabilidad de los administradores
Atención que la falta de cumplimiento de esta obligación puede implicar entrar en el apartado de responsabilidades y consecuencias para los administradores de las entidades, llegando al punto en determinadas situaciones a tener que responder solidariamente con su propio patrimonio particular. Este sería el caso, por ejemplo, de una entidad en situación de insolvencia o en una situación en las que se cumpla con alguna de las causas estipuladas por Ley para proceder a su disolución.
Este régimen sancionador por no cumplir en plazo la obligación de depositar las cuentas anuales viene recogido en el Real Decreto 2/2021 del 12 de enero, a través de la que se ha aprobado el Reglamento de la Ley 22/2015 de 20 de julio de Auditoría de cuentas.
No hace falta que nos memoricemos el nombre completo y los apellidos de la norma, pero sí es importante incorporar a “nuestros sistemas de alerta” que esta obligación (que no es nueva, ni mucho menos) admitía una cierta flexibilización en cuanto a los plazos de su cumplimiento y que este “periodo de gracia” ha llegado a su fin.
¿Qué ocurre si no llegamos al plazo estipulado?
Si existe una causa justificada, tendría que ser “certificada” por los administradores de la empresa, detallando los hechos, circunstancias o cuestiones debidamente motivadas por las que no ha sido posible atender a los plazos legales estipulados. Esta certificación, de ser necesaria habría que renovarla con una periodicidad de 6 meses.
Si no tenemos causa justificada tocaría cuantificar y prever la posible sanción, además de intentar regularizar la situación lo antes posible.
¿Y si la sociedad está inactiva?
Atención porque las sociedades aunque estén dadas de baja censalmente por no ejercer actividad, tienen obligaciones contables, fiscales y mercantiles.
La Agencia Tributaria está revocando el NIF a las empresas que no las cumplen y para rehabilitar el NIF la empresa debe ponerse al día, también en cuanto a la presentación de Cuentas Anuales si es que no las ha depositado.
Podemos ayudarte
En Afiris asesoramos a las empresas y entidades para que cumplan con sus obligaciones fiscales, laborales, contables, legales y mercantiles y eviten sanciones y disgustos. Si necesitas ayuda para la confección de las Cuentas Anuales de tu empresa, realizar la liquidación del Impuesto de Sociedades o cualquier otra gestión consulta nuestros servicios.
