En nuestro país hay miles de sociedades mercantiles inactivas. En este post queremos explicar qué son y las obligaciones contables, fiscales y mercantiles que tienen.

La Agencia Tributaria va a poner la lupa durante 2019 en el control de las empresas inactivas, empresa fantasma, como refleja el nuevo Plan de Control Tributario de este año.

Decimos que una sociedad está inactiva cuando no tiene actividad económica, es decir está como “dormida” en dos supuestos.

. La sociedad está constituida pero todavía no ha iniciado la actividad.

. La sociedad ha paralizado su actividad. Es posible que los socios ya no quieran usar la empresa pero deciden esperar para liquidar y disolver, y otras veces la sociedad puede reactivarse en el futuro con la misma actividad o con otra. Se trata de evitar trámites y gastos mientras la sociedad está inactiva, como por ejemplo la cuota de autónomos del administrador o administradores.

Pero hay que tener en cuenta que si no se cumplen las obligaciones o se alarga el período de inactividad demasiado, las consecuencias pueden salir mucho más caras que los trámites de disolución y liquidación.

¿Cómo se deja inactiva una sociedad?

Se reúne la junta General, convocada por el administrador y acuerda dejar la sociedad inactiva, levantando acta de dicho acuerdo.

Se comunica a la Agencia Tributaria mediante una declaración censal, marcando la casilla 140 de cese de actividad sin extinción y sin disolución, y la 141 indicando la fecha exacta de cese.

¿Qué obligaciones tiene una sociedad inactiva?

. IVA, IRPF…. Hay que tener en cuenta que cuando se presenta la declaración censal de baja por inactividad, es posible que queden pendientes de presentar declaraciones tributarias trimestrales, resúmenes o informativas.

Desde la fecha de la inactividad, el IVA soportado no será deducible por no ejercer actividad (art. 93 LIVA), ya que no se encuentra en ejercicio habitual de sus operaciones.

Si recibiera una factura con retención, la sociedad sí está obligada a realizar retenciones e ingresarlas en la Agencia Tributaria.

La sociedad no tiene obligación de llevar libros registro de IVA, ya que no emite ni recibe facturas, pero Hacienda puede revisarlos los cuatro últimos años así que es necesario conservarlos.

. Presentar Impuesto sobre sociedades.

Cualquier sociedad mercantil por el simple hecho de existir tiene la obligación de presentar Impuesto de Sociedades, donde se marcará la casilla 26 “entidades inactivas”. Se cumplimentan únicamente los datos del balance, una sociedad inactiva no puede facturar y por tanto la cuenta de resultados estará a cero.

Es posible que si en años anteriores se han obtenido beneficios, la empresa esté obligada a presentar el pago a cuenta de Sociedades modelo 202, por eso recomendamos cambiar el sistema de cálculo si la empresa va a facturar menos o a quedarse inactiva, lo explicamos aquí.

. Obligaciones mercantiles, legalización de libros contables y preparación y depósito de Cuentas Anuales.

La sociedad inactiva está obligada a realizar todos los trámites y como si tuviera actividad. Por ejemplo hay obligación de llevar contabilidad, legalización de libros, y por supuesto existe obligación de formular Cuentas Anuales por parte de los administradores, y la Junta General de socios debe aprobarlas. Y muy importante, deben depositarse las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Aunque no hemos visto ninguna multa por este caso, hay que tener en cuenta que en caso de incumplimiento existen sanciones del ICAC que van de  1.200 a 60.000 euros.

. Cuota de autónomos de los socios y administradores.

Con el cese de actividad es posible de baja a los socios trabajadores y administradores en la Seguridad Social, siempre que no ejerzan otra actividad diferente a la de la sociedad.

Recuerda que si eres autónomo societario y no has disfrutado de tu tarifa plana puedes reclamarla, consulta esta información.

¿Es obligatorio disolver y liquidar la sociedad?

En el artículo 363  de la Ley de Sociedades de capital, se indican las causas de disolución  de la sociedad, y en el punto 1 dice:

 “1.  La sociedad de capital deberá disolverse:

 a)  Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año.….”

Por lo tanto, ojo con los plazos, ya que si transcurre más de un año y la sociedad está inactiva, es causa de disolución, por lo que es responsabilidad de los administradores convocar  la Junta General para tomar las medidas oportunas. De no ser así, se responsabilizarán sobre las deudas contraídas desde ese momento por la sociedad.

Parece que resulta más económico dejar la sociedad inactiva para ahorrar costes y trámites, pero no es aconsejable alargar esa situación en el tiempo. La inactividad está prevista de forma coyuntural, pero es muy frecuente el que se va a alargando y haya sociedades inactivas desde hace multitud de años.

¿Cómo disolver y liquidar una empresa?

Los trámites de disolución son como los de creación pero a la inversa. A partir de un acuerdo de socios, la disolución se firma en documento público ante Notario y se inscribe en el Registro Mercantil.

¿Y si la empresa tiene deudas?

Una empresa no se puede disolver con deudas.

Hay que tener en cuenta que si a la hora de declarar la inactividad, existen deudas con la Administración, por ejemplo Hacienda y Seguridad Social, en caso de impago de las mismas se puede derivar esta responsabilidad a los administradores.

El artículo 43.1 b) de la Ley General Tributaria, que indica:

 ” 1.  Serán responsables subsidiarios de la deuda tributaria las siguientes personas o entidades……….

 b) Los administradores de hecho o de derecho de aquellas personas jurídicas que hayan cesado en sus actividades, por las obligaciones tributarias devengadas de éstas que se encuentren pendientes en el momento del cese, siempre que no hubieran hecho lo necesario para su pago o hubieren adoptado acuerdos o tomado medidas causantes del impago.”

Si tienes una empresa es fundamental que tengas buena información para cumplir las obligaciones fiscaleslaborales y por supuesto ahorrar en el Impuesto de Sociedades, que es una cita clave que tendrás cada año con Hacienda.

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