La Agencia Tributaria envía cada año miles de requerimientos a autónomos y profesionales para comprobar si los gastos que están incluyendo en sus declaraciones para reducir su factura fiscal, se ajustan a los requisitos para ser gastos deducibles.
El gasto tiene que ser real, estar registrado en contabilidad y relacionado con la actividad, afecto a la actividad económica.
Nos encontramos con situaciones de prueba diabólica, en las que el contribuyente es quien tiene que demostrar esto último, la correlación entre el gasto y la actividad realizada.
Imagina un autónomo que realiza un gasto del cual tiene factura, un documento perfectamente válido, con sus datos, etc. todo correcto.
Es una factura de mobiliario.
¿Cómo demuestra que es para el despacho de trabajo y no para la vivienda particular?
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Pruebas que pueden aportar los autónomos para justificar que un gasto es deducible
Hay gran variedad de gastos que es posible deducir para reducir impuestos, de hecho la normativa no enumera los deducibles, sólo precisa los gastos que en ningún caso son deducibles (liberalidades, sanciones, multas, etc).
La normativa de IVA en las limitaciones del derecho a deducir, indica que no se entenderán afectos directa y exclusivamente a la actividad empresarial o profesional, entre otros:
- Los bienes que se destinen habitualmente a dicha actividad y a otras de naturaleza no empresarial ni profesional por períodos de tiempo alternativos.
- Los bienes o servicios que se utilicen simultáneamente para actividades empresariales o profesionales y para necesidades privadas.
- Los bienes y derechos adquiridos por el sujeto pasivo que no se integren en su patrimonio empresarial o profesional.
Por otro lado, existen algunos gastos de los cuales no se admite deducibilidad del IVA soportado.
- Joyas, alhajas, piedras preciosas naturales o cultivadas, objetos elaborados de oro o platino.
- Alimentos, bebidas y tabaco.
- Espectáculos y servicios de carácter recreativo.
- Bienes o servicios destinados a atenciones a clientela, personal asalariado o terceras personas (esto no incluye las muestras gratuitas, ni los objetos publicitarios de escaso valor).
- Los servicios de viajes, hostelería y restauración, salvo que el correspondiente gasto se considere deducible en IRPF o Sociedades..El conflicto suele estar en los gastos que puedan estar relacionados con la vida profesional.
La normativa de IRPF igualmente habla de afectación directa y exclusiva.
Cómo demostrar la afectación exclusiva de los gastos
Pues con cualquier medio de prueba admitido en derecho, y aquí es donde podemos dar rienda suelta a la imaginación.
Por ejemplo, en el caso del mobiliario que planteábamos anteriormente, en Afiris hemos tenido comprobaciones de Hacienda en las que hemos aportado fotografías de la oficina en las que aparece el mobiliario incluido en la factura que se ha deducido como gasto, como prueba de que es deducible.
Cualquier prueba documental serviría, aunque también depende del criterio del técnico que esté realizando la revisión, si hay incumplimientos detectados, ya se han hecho revisiones anteriores quitando gastos no deducibles que siguen considerando, etc.
Una factura de un restaurante un día festivo por la noche con varios comensales es difícil que sea considerada un gasto afecto al negocio, pero la realidad es que para determinadas actividades profesionales, es complicado separar la vida personal de la profesional.
En el sentido de que se trabaja en el mismo sitio en el que se vive (habitación de la vivienda particular), se utiliza el mismo teléfono móvil para todo, se hacen desplazamientos y actividades de trabajo en días laborables y también festivos, etc.
- Relacionamos algunos documentos que podrían servir como medio de prueba.
- Emails de comunicación con clientela..
- Registro de llamadas telefónicas.
- Whatsapp (o cualquier otra herramienta de mensajería), sms, mensajes de texto o voz.
- Fotografías y vídeos en las que aparezcan objetos, personas, etc.
- Tickets de aparcamiento con registro de matrícula.
- Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar que se ha estado en determinado lugar.
- Dietario con el registro de visitas realizadas.
- Transferencias bancarias, y hasta justificantes de bizum.
- Programas de eventos (congresos, ferias…) a los que se ha acudido.
- Post o mensajes en redes sociales anunciando eventos.
- Contratos de alquiler, prestación de servicios…
… y todo lo que se te pueda ocurrir justificar cuando hacienda te discuta un gasto que realmente hayas realizado en el marco de tu actividad empresarial o profesional.
Lo que puede ocurrir es que si te llega una comprobación, sea de períodos anteriores y por tanto al no estar reciente no guardes tanta información de la situación concreta en la que se produjo este gasto, tengas que bucear entre papeles, revisar extractos bancarios…. Y desistas.
Además, se crean situaciones a nuestro parecer injustas, porque para demostrar algunos gastos parece que hay que llevar ADN de unicornio.
Si voy a ver a un cliente en tren, me puedo deducir la factura del billete. El mismo viaje, si voy en mi vehículo turismo, no puedo deducir la totalidad de la factura de gasolina. Aunque el vehículo sea de renting.
Si utilizo el móvil de trabajo para enviar un mensaje personal, ya no está exclusivamente afecto.
El internet de la oficina es deducible 100%.Sin embargo en casa, es un mínimo porcentaje y siempre que justifique que trabajo en casa, la factura esté a mi nombre… y si tengo también TV, otros móviles y demás todavía se pone más difícil el tema de la deducción.
Si se determina que los gastos no son deducibles.
En caso de comprobación o inspección de Hacienda, si la Administración determina que se han deducido gastos que no proceden, puede exigirte el abonar los impuestos pagados de menos, con intereses y una sanción en relación al importe no abonado en su día.
Hacienda tiene cuatro años para revisar las declaraciones de impuestos, pero puede ser que no lo haga nunca por eso algunos autónomos asumen el riesgo de deducir ciertos gastos y cruzan los dedos para que Hacienda nunca llame a su puerta.
Es fundamental registrar y deducir correctamente todos los gastos, a nadie nos gusta pagar impuestos de más. Esperamos que este artículo sea de utilidad, y si precisas ayuda para presentar tus declaraciones o para resolver tus dudas, te interesarán nuestros servicios de asesoría fiscal.
