En el momento de darte de alta como autónomo, y también en el desarrollo de la actividad, es normal que te asalten dudas acerca de cómo declarar los beneficios de tu negocio. Aunque tengas un asesor profesional de referencia que te ayude con tus gestiones, es fundamental que conozcas los gastos que te puedes deducir fiscalmente. Se trata de optimizar los impuestos y que no pagues ni un euro de más!

Lo primero, cambia el chip que tienes como consumidor particular, cuando se tiene una actividad como autónomo hay que pedir factura de todo.

En este post vamos a repasar todos los gastos que te puedes deducir como autónomo y los criterios de Hacienda para que te admita dicha deducción, ya que la Agencia Tributaria mira con lupa a los autónomos y los gastos deducibles son una fuente de conflicto en comprobaciones e inspecciones.

¿Cuáles son los tres requisitos fundamentales para que un gasto sea deducible?

  • Tienen que estar vinculados a la actividad, es decir, que pueda demostrarse que el gasto es para el desarrollo de la actividad y que no corresponde a tu vida privada.
  • Tienen que estar siempre justificados con facturas a tu nombre, incluyendo datos completos de emisor y receptor y desglose de IVA. salvo en los casos en los que se permita factura simplicada.
  • Tienen de estar registrados en la contabilidad.

En caso de comprobación o inspección de Hacienda, si el inspector te cuestiona algún gasto tienes que ser capaz de demostrar como mínimo que cumple los requisitos anteriores.

Como autónomo, los principales impuestos que te afectan son el IVA y el IRPF, y puedes tributar en estimación directa, normal o simplificada, o en estimación objetiva (módulos). No siempre es posible deducir los gastos tanto en IVA como IRPF, así que tendrás que tenerlo claro, ya que las normativas que regulan ambos impuestos son diferentes.

Las facturas simplificadas, es decir los “tickets”, no son deducibles al no poder identificar quién ha realizado el gasto. Pide siempre factura. Cuando no sea posible conseguir dicha factura por ser gastos fuera de la UE, cuotas de autónomos, comisiones bancarias, seguros…, puedes justificar el gasto aportando el comprobante o justificante bancario.

Si hay algún gasto que se te ha olvidado, recuerda que puedes incluirlo en tu próxima declaración teniendo en cuenta el plazo máximo de 4 años para deducir el IVA de esa factura.

¿Qué gastos me puedo deducir como autónomo?

  • Consumos de explotación: Compra de stocks, mercaderías, materias primas, envases, embalajes y actividades accesorias.
  • Sueldos y salarios y otros gastos de personal: El pago a los trabajadores en concepto de sueldos, dietas, pagas extraordinarias y asignaciones para gastos de viajes, así como retribuciones en especie, premios e indemnizaciones serán gastos deducibles.
  • Seguridad Social a cargo de la empresa: Incluye cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores y las del propio autónomo, así como cónyuge y familiares autónomos colaboradores.
  • Arrendamientos: alquileres, cánones, asistencia técnica, leasing, renting, etc.
  • Reparaciones y conservación.
  • Seguros: por ejemplo el seguro de responsabilidad civil, seguro del local o los seguros de salud, asistencia sanitaria y enfermedad (también son deducibles en IRPF los de los familiares del autónomo, cónyuge e hijos que cumplan requisitos).
  • Desplazamientos y transportes.
  • Servicios de profesionales independientes: Asesoría, Notarios, registradores, abogados, diseñadores, arquitectos…
  • Vestuario de la actividad. Siempre que sea ropa de trabajo únicamente aprovechable en el contexto laboral (monos de uso en la industria y profesionales de construcción, ropa de protección, atuendo sanitario, uniformes que portan el anagrama de la empresa, etc)
  • Tributos fiscalmente deducibles: tales como el IBI (Impuesto de Bienes Inmuebles) o IAE (Impuesto de Actividades Económicas). No serán deducibles las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Gastos financieros: como los intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas e intereses de demora por aplazamiento de los pagos a Hacienda.
  • Publicidad y relaciones públicas: página web, dominios, hosting, servicios de marketing online…
  • Suministros: electricidad, agua, gas, telefonía e Internet.
  • IVA soportado: cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA como, por ejemplo, actividades en régimen especial de recargo de equivalencia o en actividades exentas de IVA.
  • Otros gastos relacionados con la actividad: asistencia a congresos, cuotas de asociaciones profesionales, libros y suscripciones, formación…
  • Gastos de difícil justificación: Desde enero de 2015 tras la reforma fiscal, se establece un límite anual de 2.000 euros a la deducción del 5% de gastos de difícil justificación, un beneficio fiscal que pueden aplicar los autónomos que tribute en estimación directa simplificada.
  • Inversiones: Los bienes de inversión adquiridos (maquinaria, elementos de transporte, mobiliario….) se amortizan en función de las tablas aprobadas por Hacienda, es decir el gasto no se considera en el año en el que se adquieren las inversiones sino que se deduce a lo largo de varios períodos.

Gastos deducibles especialmente conflictivos

Ciertos gastos son con frecuencia objeto de discusión con Hacienda, y  mirados con lupa por parte de la inspección dado que confluye el matiz profesional y el profesional, y es el autónomo quien debe demostrar que esos gastos son necesarios para su actividad. La ley de IRPF exige que esos gastos estén exclusivamente afectos a la actividad para ser deducibles en su totalidad.

Si eres autónomo, tal vez no estés todo el día trabajando pero casi, y por tanto a veces resulta complicado separar los gastos personales de los profesionales. Como ejemplo, el uso que das a tu teléfono móvil.

Pues según el criterio de Hacienda, no te puedes deducir nada de ese gasto porque no está exclusivamente afecto a tu vida profesional, ya que también lo puedes usar para chatear con la familia, mirar el facebook de tus amigos y jugar al Candycrush.

  • Gastos de suministros cuando el autónomo trabaja en casa y gastos de manutención del autónomo. Desde 2018 es posible deducir estos gastos con ciertas limitaciones, tienes la información aquí. 
  • Gastos relativos a vehículos turismo que se utilizan en la actividad profesional. El coste del vehículo y los gastos asociados (gasolina, seguro, mantenimiento…) sólo son deducibles al 100% en el caso de vehículos industriales y si tienen la consideración de turismo también es posible en el caso de  taxistas, autoescuelas, agentes comerciales, etc.

Para el resto de actividades los gastos no podrán deducirse en IRPF y el IVA sólo será deducible hasta el 50%, ya que Hacienda considera válido ese porcentaje teniendo en cuenta que el vehículo se usa para la vida personal y profesional. En el caso de los renting y leasing, el criterio es exactamente el mismo. En cuanto a los gastos asociados (gasolina, seguro, reparaciones..) hay que aplicar el mismo porcentaje de IVA y en IRPF no son deducibles. Hacienda permite que el contribuyente justifique un grado de afectación a la actividad superior al 50%, y hay ciertos medios de prueba pero no basta con rotular el vehículo o decir que lo necesitas para ir al trabajo todos los días.

. Gastos por atenciones e invitaciones a clientes o proveedores. Existe un límite del 1% de la cifra de negocios anual, podrás deducir hasta ese importe todos los gastos derivados de la actividad comercial de tu negocio siempre que estén debidamente justificados y sin sobrepasar ese límite.

Esperamos que este recopilatorio te sea de utilidad y aunque nos repetimos más que el ajo, una vez más…pide factura!!!