Si conoces los detalles técnicos de Verifactu, sabrás que una vez que una factura se emite, no hay margen para modificarla.
Esto supone un cambio importante en la forma de trabajar de muchas empresas, que empiezan a optar por un sistema más prudente, como utilizar primero una factura proforma o presupuesto para cerrar el acuerdo con el cliente y, solo cuando todo está validado, emitir la factura definitiva y remitirla al sistema. Así evita rectificativas innecesarias y complicaciones fiscales.
Índice
¿Qué es una factura proforma?
La proforma se parece a una factura en el formato y en la información que refleja, pero no es lo mismo. No tiene validez fiscal, no genera IVA ni retenciones, no consume numeración oficial y tampoco se registra en la contabilidad. Es, en realidad, un documento provisional que sirve como borrador para recoger productos, servicios, importes y condiciones antes de expedir la factura definitiva.
La propia Agencia Tributaria, en sus preguntas frecuentes sobre Verifactu, lo deja muy claro: “Los borradores o proformas no llevan código QR ni tienen validez fiscal.” Y el artículo 6 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) especifica cuáles son los datos obligatorios de una factura válida, dejando fuera de este marco legal a la proforma.
En definitiva, la proforma sirve para validar acuerdos; la factura convierte ese acuerdo en realidad contable y fiscal.
Verifactu y la utilidad de la proforma
Con la implantación de Verifactu, este esquema cobra aún más sentido. Nada impide seguir utilizando proformas, siempre que quede claro que no son facturas. De hecho, integrarlas en el proceso se convierte en una buena práctica: primero el borrador, después la validación con el cliente y, cuando todo está conforme, la expedición de la factura definitiva con su numeración, IVA y comunicación a la Agencia Tributaria.
Trabajar así significa evitar rectificaciones innecesarias, no declarar un IVA antes de tiempo y mantener todo el circuito de facturación bajo control.
Si miramos al País Vasco, donde llevan tiempo funcionando sistemas de control similares como TicketBAI y Batuz, vemos que la proforma se ha convertido en una herramienta muy habitual antes de emitir la factura definitiva.
Un ejemplo sencillo
Imagina que ofreces un servicio de consultoría valorado en 3.000 €. En lugar de emitir la factura directamente, envías primero una proforma con el detalle. El cliente revisa y te pide ajustar fechas y aplicar cambios en el alcance del proyecto. Modificas la proforma y se la reenvías. Cuando ya está de acuerdo, emites la factura definitiva con todos los requisitos formales y en caso de haber elegido la comunicación de datos a Verifactu, se remite la información de la factura a través del sistema de facturación elegido.
De esta forma no tienes que recurrir a rectificativas posteriores.
La factura proforma no es una factura, y nunca lo ha sido. Pero en el contexto actual, con Verifactu a las puertas, cobra más protagonismo que nunca. Sirve para validar condiciones con tranquilidad, evita errores que después serían caros de corregir y aporta seguridad en la gestión del IVA.
