Todas las sociedades mercantiles en España tienen la obligatoriedad de depositar las cuentas en el Registro Mercantil. El Registro Mercantil es el que corresponde al domicilio social de la empresa, por ejemplo si una sociedad tiene su domicilio social en Zaragoza, tendrá que realizar los trámites ante el Registro Mercantil de Zaragoza.
Una vez que se realiza la presentación de Cuentas Anuales, el Registro revisa que los informes y las certificaciones presentadas estén de acuerdo a lo que marca la normativa, sin defectos. Si no es así, informan a la empresa ofreciendo un plazo para subsanar esas deficiencias.
Si recibes una «Nota de defectos» tendrás un plazo para poder resolver los defectos indicados y así las Cuentas Anuales queden inscritas.
Índice
Las Cuentas Anuales
Las cuentas anuales están integradas por el balance; la cuenta de pérdidas y ganancias; el estado de cambios en el patrimonio neto; el estado de flujos de efectivo y la memoria. En el caso de que balance y memoria puedan formularse en su versión abreviada, la empresa no se verá obligada a realizar el estado de flujos de efectivo ni el estado de cambios en el patrimonio neto.
Esta información es pública y puede ser de interés para agentes externos (proveedores, clientes, bancos…). Se puede consultar las Cuentas Anuales depositadas de cualquier empresa en el Registro Mercantil.
Consejos para evitar defectos en la inscripción en el Registro Mercantil
Aquí compartimos algunos consejos para ayudar a las empresas a evitar estos errores comunes y, en caso de que ocurran, cómo subsanarlos de manera eficiente.
1. Verificación de la documentación previa.
Uno de los errores más frecuentes es la falta de alguno de los documentos obligatorios. Es fundamental asegurarse de que el conjunto de documentos esté completo, que puede incluir el balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, certificado de aprobación de las cuentas, y el estado de cambios en el patrimonio neto, dependiendo del tamaño de la empresa y de si se trata de cuentas abreviadas o no.
2. Firma y certificación de los administradores
Otro motivo de rechazo s la falta de firma de todos los administradores en las cuentas o en el certificado de aprobación de las mismas que las firmas no sean legibles o que sean firmas digitales con certificados electrónicos en fechas que no sean coherentes con la fecha de la certificación.
3. Errores en la identificación de los titulares
Es importante que la identificación del titular real de la sociedad se presente correctamente, la omisión de este documento o información puede generar defectos.
4.Detalles formales en la certificación
Pequeños errores formales como no incluir el porcentaje de votos con el que se aprueban los acuerdos sociales, o detalles imprecisos sobre el capital social en aumentos, son comunes y pueden ser evitados con una revisión minuciosa. Es recomendable incluir toda la información detallada que el Registro pueda solicitar, aunque algunos detalles puedan parecer redundantes.
5. Errores huella digital
También se generan defectos porque la huella digital no es correcta, es decir la que se aporta en soporte papel o se incluye en el certificado de aprobación de las cuentas anuales no coincide con la generada para el fichero presentado. Cualquier modificación en el fichero, cambia la huella digital.
Procedimiento de subsanación
Si te notifican un defecto tras la presentación de las cuentas, normalmente basta con corregir el error en los documentos y presentar de nuevo la solicitud en el Registro, ya sea de forma telemática o presencial, dependiendo de cómo se haya presentado inicialmente. Si los errores afectaban a la contabilidad o cuestiones clave de las Cuentas Anuales y hay que rectificarlas, tendrán que ser aprobadas de nuevo por la junta de socios y generar una nueva certificación de acuerdo de junta.
Podemos ayudarte
En Afiris asesoramos a las empresas y entidades para que cumplan con sus obligaciones fiscales, laborales, contables, legales y mercantiles y eviten sanciones y disgustos. Si necesitas ayuda para la confección de las Cuentas Anuales de tu empresa, realizar la liquidación del Impuesto de Sociedades o cualquier otra gestión consulta nuestros servicios.
