¿Cuánto tiempo tengo que guardar la documentación de mi empresa? Es posible que no lo tengas claro o hayas leído informaciones contradictorias.

Esto es debido a que a veces se confunde el plazo de prescripción de la obligación con el plazo de conservación de la documentación. Dichos plazos vienen fijados en diferentes normas. 

Plazo de conservación: 

La regla general de la conservación de documentos viene legislada en el artículo 30 del Código de Comercio

Dicho artículo señala que los empresarios tienen la obligación de conservar los documentos durante 6 años. Dentro de estos documentos estarían los libros, correspondencia, documentación y todo tipo de justificantes concernientes al negocio. 

El plazo de 6 años comienza a partir del último asiento realizado en los libros. 

Por tanto podemos decir que con carácter general, la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil debe guardarse un mínimo de 6 años. 

Plazo de prescripción: 

En ocasiones se asocia la obligación de conservar los documentos a los plazos de prescripción de las obligaciones, pero esto no es correcto. 

Por ejemplo, aunque la prescripción fiscal a efecto de deudas tributarias es de 4 años, la documentación correspondiente deberá conservarse al menos durante 6 años. 

Respecto a la prescripción en el ámbito fiscal, hay que tener en cuenta que si la Agencia Tributaria interviene para revisar los impuestos o se presenta una declaración complementaria, el cómputo de los cuatro años  para conservar la documentación comienza a contar de nuevo desde ese momento por interrupción de la prescripción.

Os indicamos a continuación los plazos de prescripción más comunes:

PLAZO PRESCRIPCIÓNNORMA
Fiscal a efectos de deuda tributaria4 añosArtículo 66 Ley 58/2003
Fiscal a efectos de comprobación de cuotas compensadas o deducciones10 añosArtículo 66 bis Ley 58/2003
Contable y mercantil6 añosArtículo 30 del Código de Comercio
Delitos contra Hacienda y Seguridad Social10 añosArtículo 131 Ley Orgánica 10/1995
Laboral a efectos de infracciones3 añosArtículo 4.1 Real Decreto 5/2000
Seguridad Social a efectos de infracciones4 añosArtículo 4.2 Real Decreto 5/2000

Hay otros documentos sobre los que no hay una ley específica de conservación, pero es recomendable seguir estos consejos:

  • Préstamos: Conservar documentación hasta que el préstamo sea devuelto. 
  • Bienes de inversión: Conservar hasta que el bien esté amortizado. 

¿Se pueden guardar las facturas electrónicamente?

La Agencia Tributaria dice que los documentos se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación, la integridad de su contenido y legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos. Por lo tanto, no existe obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas.

Aunque en  la práctica se admiten facturas en pdf, hay que tener en cuenta que la forma para que sean válidas es si se utiliza un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria, de manera que se  garantice que la copia digital es exacta al original.

Si te llega un requerimiento de Hacienda, pueden pedirte que presentes los libros de registro y de las facturas originales en que se basan.

Esperamos que este artículo te haya ayudado.

Y recuerda, si tiras documentación confidencial siempre destrúyela primero para garantizar que los datos son tratados con seguridad.

¿Tienes una comprobación o inspección de Hacienda y no sabes cómo afrontarla con éxito? ¿Te ha llegado un requerimiento de la Agencia Tributaria? Deja el problema en manos de profesionales. Puedes consultar con nuestros expertos en asesoría fiscal y te informarán de cómo podemos ayudarte desde Afiris.