Si eres autónomo o autónoma, el certificado digital es imprescindible para ti. Desde octubre de 2018 todos los trámites con la Seguridad Social deberán hacerse por vía telemática, y aunque de momento la Agencia Tributaria no ha establecido fechas, las notificaciones electrónicas ya son obligatorias para las sociedades y determinadas entidades así que los siguientes son los autónomos.
En breve todos los trámites de los autónomos con la Administración se harán únicamente por vía telemática, y esta obligación se irá extendiendo al resto de ciudadanos de a pie, aunque no tengan una actividad económica.
Las empresas y autónomos pueden dar apoderamiento a un profesional asesor de empresas para que les ayude con los trámites, pues bien esa autorización deberá ser también online y hay algunos trámites que únicamente se podrán hacer con el certificado digital del usuario si se quiere obtener la información en el momento.
El certificado digital por tanto se convierte en una herramienta indispensable.
En este post vamos a repasar los pasos para obtener e instalar un certificado digital o firma electrónica para persona física.
Para identificarnos ante la Administración podemos usar DNI electrónico, sistema Cl@ve o certificado digital. La experiencia nos dice que la mejor forma de identificarse es esta última, el certificado digital, porque permite acceso a la totalidad de los trámites.
El certificado digital permite identificarse a través de Internet de forma inequívoca.
Vamos a centrarnos en el certificado digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). En este vídeo se explica paso por paso como obtener el certificado, y a continuación compartimos explicaciones y consejos para realizar el trámite.
Para la obtención de un certificado en soporte software de la FNMT los pasos son:
. Configurar tu navegador. Este es el paso más importante y lo que suele dar más problemas. Debes utilizar Internet Explorer o Mozilla Firefox para que todo funcione correctamente.
Los certificados digitales se pueden instalar con sistema operativo Windows, y también en Linux y Mac y equipos Apple. En estos últimos casos el navegador deberá ser Mozilla Firefox porque Safari no es un navegador compatible.
. Solicitud del certificado en este enlace.
Ten en cuenta que tendrás que descargarlo en el mismo dispositivo desde el que lo solicites, es decir usa un ordenador que tengas disponible para ti.
Paso 1: Seleccionar el apartado “Obtención del certificado Software”
Paso 2: Solicitud vía Internet de su certificado
Paso 3: Rellenar el formulario, aceptar las condiciones y enviar la petición.
Paso 4: Ya está solicitado el certificado. Recibirás un correo electrónico con un código.
- Ahora tienes que acreditar tu identidad ante alguna de las oficinas de registro establecidas por la Autoridad de Certificación, aportando tu DNI y enseñando el código.
Si vas a la Agencia Tributaria, tendrás que pedir cita previa a través de este enlace.
Ten en cuenta que debes ir tú, no puede hacerlo otra persona en tu nombre.
- Una vez realizada la acreditación, puedes descargar el certificado vía Internet en este enlace.
Es importante no realizar ningún cambio en el sistema operativo o navegador desde que se realiza la solicitud hasta que se instala el certificado, te recomendamos desactivar las actualizaciones. Para descargar el certificado, debes usar el mismo equipo y navegador que cuando realizaste la solicitud.
El certificado se puede descargar sólo durante un tiempo limitado, por eso te aconsejamos hacer el trámite todo seguido.
Ya tienes tu certificado digital listo para firmar, es posible que necesites la instalación de Java o si ya lo tienes de una versión diferente para poder utilizarlo. Si quieres localizarlo, te aparecerá en el almacén de certificados del navegador, aquí:
El certificado te permitirá realizar en el momento y desde donde quieras trámites que normalmente suponen citas previas, horas de espera y filas interminables…. solicitar informe de vida laboral, certificados de estar al corriente de pagos, realizar variaciones de datos…etc.
También podrás recoger las notificaciones de forma fehaciente. A nosotros en este aspecto nos gustaba más el papel, daba más margen de maniobra ya que con la notificación electrónica cuando la Administración deja la notificación que sea en tu buzón electrónico, empieza el cómputo de plazos y es algo de lo que hay que estar muy pendiente.
Una buena utilidad del certificado es que permite firmar documentos en pdf, contratos, facturas…. si utilizas Acrobat Reader en la sección Herramientas al acudir a Certificados nos aparecerá la opción de firmar digitalmente.
- Es fundamental que realices copia de seguridad del certificado, y que todas las copias las conserves con la máxima seguridad, encriptando los archivos. Ten en cuenta que un certificado digital es como tu firma, y si alguien la encuentra puede acceder a todos tus datos y realizar gestiones y operaciones en tu nombre.
Te recomendamos tener una copia en un pendrive o disco duro externo, para conservarlo en un lugar seguro por si un día hay que formatear el ordenador, o quieres tenerlo instalado en más de un equipo.
Para esto seguimos la siguiente ruta:
Panel de Control, Opciones de Internet, pestaña de Contenido y elegimos la opción Certificados. Seleccionamos el certificado que queremos exportar y simplemente le damos el botón Exportar.
Es imprescindible solicitar la exportación con clave privada, para luego poder importarlo.
Lo primero que nos aparece es el asistente para la Exportación de certificados. La primera opción es solicitarnos si queremos exportar la clave privada.
En la siguiente pantalla se nos solicita una contraseña que será la que tengamos que introducir cuando deseemos importar el certificado. Obviamente deberás recordarla, ya que es la que desbloquea el cifrado.
Se descargará el archivo del certificado en la carpeta de tu ordenador elegida.
Para importar el archivo del certificado, la ruta es:
Panel de Control, Opciones de Internet, pestaña de Contenido y elegimos la opción Certificados, seguimos con la opción de Importar.
Esperamos que te haya resultado útil la información, te recomendamos que aunque cuentes con un asesor de empresas profesional para que te ayude con la gestión de tu negocio tengas tu propio certificado electrónico en vigor y lo conserves bien protegido.
Y si quieres que te ayudemos desde Afiris, podemos obtener el certificado digital sin desplazamientos y sin que tengas que instalar ningún programa.
