Cómo hacer una factura

En este post te contamos brevemente cómo emitir una factura, incluyendo su obligatoriedad, formatos y datos esenciales. Te recomendamos que consultes la normativa detallada sobre facturación disponible en la web de la Agencia Tributaria, para asegurarte de que estás registrando las operaciones de forma correcta, contiene información e instrucciones.

Qué es una factura

Es un documento comercial fundamental que evidencia la información de una transacción de bienes o servicios. La factura es un documento fundamental para justificar operaciones tributarias, permitiendo la justificación de gastos, deducciones e ingresos.

Factura en papel o electrónica

La factura puede emitirse tanto en papel como en formato electrónico, este último cada vez más popular por su facilidad de emisión, almacenamiento y envío. Una factura en pdf no es lo mismo que una factura emitida en formato electrónico, te aconsejamos que conozcas bien las opciones de cara a las próximas obligaciones en materia de facturación, ya que la factura electrónica será obligatoria para todas las transacciones entre empresas.

Cuándo es obligatorio emitir una factura

Los empresarios y profesionales deben emitir facturas y conservar una copia de estas por las ventas de bienes y servicios que realicen como parte de su actividad. Esta obligación también se aplica a los pagos anticipados recibidos.

Es obligatorio emitir factura:

  • Cuando el comprador sea otro empresario o profesional.
  • Si el comprador lo requiere para ejercer algún derecho relacionado con impuestos.
  • En exportaciones de bienes que estén exentas de IVA, excepto las que se realicen en tiendas duty-free.
  • Para ventas intracomunitarias de bienes que estén exentas de IVA.
  • Cuando el comprador sea una entidad pública o una persona jurídica no empresarial.
  • En entregas de bienes que requieran instalación o montaje si esto se finaliza en el territorio donde se aplica el impuesto.
  • En ventas a distancia y entregas de bienes sujetos a impuestos especiales, siempre que estas operaciones se consideren realizadas dentro del territorio donde se aplica el impuesto.

Excepciones a emitir factura

Hay ciertas situaciones en las que no es necesario emitir facturas, aunque existen excepciones y condiciones específicas:

  1. Operaciones exentas: No se requieren facturas para las operaciones exentas bajo el artículo 20 de la Ley 37/1992, excepto en casos de servicios sanitarios, entregas de bienes inmuebles y ciertas entregas de bienes donde el IVA no es deducible.
  2. Régimen especial de recargo de equivalencia: Los empresarios o profesionales acogidos a este régimen no deben emitir factura, excepto en la venta de inmuebles no exentos de impuestos.
  3. Régimen simplificado: No es obligatorio emitir facturas para aquellos en el Régimen Simplificado, a menos que se base en el volumen de ingresos. Sin embargo, las ventas de activos fijos siempre requieren factura.
  4. Autorizaciones específicas de la Agencia Tributaria: En casos autorizados por la Agencia Tributaria para evitar afectaciones en ciertos sectores o actividades.

En el caso del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca se debe emitir un recibo por reintegro de compensaciones en compras a empresarios acogidos a este régimen. Las ventas de inmuebles siempre deben facturarse.

En las operaciones financieras y de seguros no se requieren facturas, salvo para operaciones no exentas realizadas en el territorio de aplicación del impuesto o en otro Estado miembro.

Requisitos esenciales de la factura

Los requisitos dependen del tipo de factura. Para emitir correctamente una factura completa, se deben incluir datos específicos del emisor, como nombre, dirección y NIF, además de un número de factura correlativo y la fecha de expedición. Además de los detalles del destinatario, el concepto de la factura, la base imponible, el tipo de IVA aplicado y el importe total. Para las facturas simplificadas y rectificativas, se aplican requisitos particulares.

Te recomendamos consultar el apartado de la web de la Agencia Tributaria respecto a la normativa de facturación para asegurarte de que el documento cumple todos los requisitos exigidos.

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Miriam Almazán

Miriam Almazán

Economista, asesora fiscal y especialista en creación de empresas. Directora de Afiris

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