Desde Afiris llevamos 30 años asesorando a empresas de todos los sectores y tamaños. Aunque cada empresa es un mundo, a las personas que están al frente siempre les aconsejamos: Planifica.

Tener un plan es lo primero y más en este contexto de incertidumbre y cambios rápidos. Un plan vivo, que pueda ir adaptándose a la evolución de tu empresa y las circunstancias, y en que puedas calcular las desviaciones entre el presupuesto anual previsto y el real.

En este artículo te damos consejos prácticos para elaborar un presupuesto anual para tu empresa, y así poder hacer previsiones y tomar las mejores decisiones.

Al igual de que cuando vamos a iniciar un negocio realizamos planes de viabilidad, cuando lo tenemos en marcha no podemos descuidar los números.

La información es poder y cuanta más y más actualizada, pues mejor. 

¿Cómo hacer un presupuesto en 2020?

Si estás al frente de una empresa sabes lo que es sentir la incertidumbre, y este año el Covid nos está dando una lección increíble de la que podemos extraer muchos aprendizajes. Y uno de ellos es precisamente planificar, aunque parezca que no sirva para nada, porque cuanto mejor cogido tengamos el volante, más fácil nos resultará hacer maniobras y evitar los obstáculos que van apareciendo en el camino.

Poner atención a tus números, es fundamental. Aunque te vayan las cosas bien, aunque ganes dinero por inercia o como sea.

En este artículo de marzo 2020 os proponíamos un plan para salvar la empresa. 

Si tu empresa está «tocada» necesita un presupuesto. Hasta las empresas a las que no le afecta la crisis, necesitan un presupuesto, es una herramienta con la que les irá todavía mejor.

Control de gestión

Aunque tengas asesoría contable de soporte, te aconsejamos profesionalizar la máximo tu gestión, teniendo en cuenta que existen opciones ágiles y económicas. Puedes utilizar un software de facturación y contabilidad aquí te damos algunas alternativas.

Se trata de tener todos los datos ordenados, digitalizados y en la nube. 

Consideramos fundamental realizar cierres contables mensuales para obtener la cuenta de resultados y poner tomar con frecuencia el pulso de la empresa. Esto nos permitirá actuar de forma rápida y eficaz.

Además de realizar una previsión de tesorería para conocer tus necesidades a corto, medio y largo plazo y controlar el flujo de caja (cash flow).

En este artículo nos centramos en cómo hacer un presupuesto y así ir analizando las desviaciones.

Si conoces bien todos los costes y gastos, podrás calcular el “punto muerto” o punto de equilibrio, que es el momento a partir del cual, ganas dinero.

El dinero. Aunque no sea el único, es uno de los motivos por los que creamos y hacemos evolucionar las empresas. También es el motivo que con más frecuencia nos obliga a cerrarlas así que a planificar se ha dicho, tener un presupuesto te ayudará a tomar buenas decisiones financieras. 

Consejos para elaborar un presupuesto en tu empresa

Establece objetivos.

Hablamos de objetivos estratégicos, que sean lo más claros posible y a los que se pueda dar una traducción económica.

Por ejemplo, si tu objetivo es llegar a nuevos clientes de otro perfil y para ello necesitas realizar inversiones, contrataciones, etc. tendrá que estar contemplado en tu plan económico financiero.


Estima los gastos fijos y variables anuales de tu empresa

Los gastos fijos serán siempre los mismos: alquiler local o espacio de coworking si tienes, asesoría online, seguros, etc. La cuota de autónomos se considera un gasto fijo.

Para calcular tus gastos variables, piensa en todos los gastos que tienes durante el año aunque no sean regulares, puedes inspirarte en años anteriores. Sobre todo, es importante ser realista, al final los gastos siempre crecen porque los imprevistos ocurren.

El ahorro, como un coste fijo.

Uno de los errores que cometen las empresas, y también personas con sus finanzas personales, es ahorrar lo que sobra como diferencia entre ingresos y gastos. 

Es decir, guardar lo que queda a fin de mes, puede ser una manera de no ahorrar nada en absoluto.

Valora cuál es el “colchón” que te gustaría ir generando y a partir de ahí calcula cuánto necesitas ahorrar. 

Imagina que un día quieres cerrar tu empresa ¿Cuánto dinero necesitarías para “quedarte en paz”, ganar o por lo menos no perder?

Esto supondría tener que pagar indemnizaciones si tienes personal asalariado, gastos de disolución…. tenerlos cuantificados en euros y ahorrados por si algún día ocurriera una contingencia, te aportará tranquilidad. 

Y sin ponernos en echar el cierre, es importante que puedas valorar el ahorro necesario para estar un tiempo sin poder desarrollar la actividad (enfermedad, pandemia, período vacacional en el que los gastos siguen corriendo y los ingresos brillan por su ausencia…).

En resumen, tener presente que es importante realizar ese ahorro. Si acabas de crear tu empresa o startup sabemos que es difícil y es normal centrarse al principio en la supervivencia del negocio  y en vender todo lo posible.

Reduce los gastos que no aportan valor para poder dedicar ese dinero a los que sí lo merecen. 

Analizando los costes fijos y valorando de cuáles puedes prescindir en este momento, optimizando la estructura de costes. Ejemplos de costes fijos y estructurales: alquiler, suministros, gastos de personal, mantenimientos, etc. 

Este año muchas empresas se han replanteado los gastos estructurales, con el auge del teletrabajo y la digitalización de procesos. 

Una práctica habitual cuando hay que recortar gastos es reducir el presupuesto en marketing, antes piensa si te está produciendo un retorno o no. No se trata de quitar gastos porque toca apretarse el cinturón,  se trata de revisar lo que te aporta valor y lo que no, y establecer prioridades.

Cuida de los pequeños gastos… un pequeño agujero, hunde un barco.

Haz previsiones de ventas.

Sabemos que es imposible cuánto vamos a vender en el año, pero teniendo en cuenta datos históricos y la evolución del mercado, se trata de estimar cifras realistas. Ya sabes, el papel lo aguanta todo, fija números con la mayor objetividad y realismo posibles.  

Planea diferentes escenarios.

Desde este 2020, incluiremos la variable “pandemia mundial”, hasta ahora no contemplada.

Págate a ti.

Contempla la remuneración, el negocio tiene que ser viable y poder cubrir todos los gastos, incluido tu trabajo. Cuando ayudamos a personas emprendedoras a realizar planes de viabilidad, es curioso que a veces pasan por alto su retribución. Es posible que a principio estén sin cobrar, estamos de acuerdo, si la empresa está arrancando pero el plan es que sea una empresa viable y “dé de comer” a las personas que trabajan en ella, sean socias o no. 

Relaciona todas las áreas de la empresa, fundamental. 

Analiza y compara tus números.

Observa dónde se desvían o hay grandes diferencias, este control continuo te ayudará a corregir desajustes. Recuerda el primer punto, la empresa tiene unos objetivos que cumplir.

Practica.

No saldrá un presupuesto perfecto, pero irás interiorizando la capacidad de análisis y de toma de decisiones. Dedica tiempo reservado en tu agenda para mirar tus números y establece un buen control de gestión.

Pide ayuda, busca acompañamiento.

Seguro que te suena el refrán de “Vemos la paja en el ojo ajeno, y no vemos la viga en el nuestro”. Este es uno de los motivos por los que una visión externa te ayudará.

A veces las personas empresarias tienen cierta miopía con los números de su empresa y con lo que está pasando en realidad en ella.

No incluyas las subvenciones, no al menos, hasta que estén confirmadas. Es un dinero que siempre es bienvenido pero no debe condicionarte. 

Piensa en grande.

Aunque tengas un negocio pequeño, seas profesional o freelance, no pienses en tu proyecto como autoempleo, sino como una empresa, con sus diferentes departamentos, y con un plan estratégico con presupuesto económico asociado. Esa visión te ayudará a tomar mejores decisiones. Tal vez trabajas como freelance en soledad, da igual, piensa como «YO S.L.»

Plantilla descargable gratuita 

Si quieres una plantilla descargable gratuita para elaborar tu presupuesto con todos los gastos, pídenosla en hola@afiris.es y te la facilitaremos para que te ayude a controlar tus números.

Esperamos que te haya resultado útil,  ¿algunas sugerencia o comentario acerca de tu experiencia elaborando presupuesto anual o plan de viabilidad?

Puedes compartir con cualquier persona a quien creas que puede ayudar.

Desde Afiris podemos ayudarte a mejorar la gestión de tu empresa, cuéntanos qué necesitas.