La mayoría de las sociedades mercantiles (sociedades limitadas y anónimas), celebran antes del 30 de junio de cada año la Junta General Ordinaria de Socios para aprobar las Cuentas Anuales del ejercicio anterior.
El Registro Mercantil desde hace un tiempo permite obtener información mercantil y de depósito de cuentas directamente online.
Cuando se realiza el depósito de las cuentas anuales existe la obligación de adjuntar una certificación del órgano de administración de la sociedad del contenido de la Junta celebrada.
Índice
Qué debe contener la certificación de junta de socios
. Identificación de la sociedad y de las personas que firmarán el certificado que serán:
- El administrador único.
- Uno de los administradores, en caso de que haya administradores solidarios.
- Los administradores mancomunados. Deben firmar todos.
- El Secretario del Consejo con el visto bueno del presidente, en el caso de que la sociedad esté regida por un Consejo de Administración.
También debe indicarse el lugar y fecha donde se celebró la Junta y referencia a que la certificación que se emite es la transcripción de los acuerdos aprobados y firmados por todos los asistentes, en el libro de Actas de la sociedad.
La fecha de certificación no puede ser anterior a la celebración de junta, este error supone que el Registro Mercantil indicará un defecto que habrá que subsanar para que las cuentas puedan ser depositadas.
. Información de cómo se ha realizado la convocatoria de junta, y en caso de haber asistido todos los socios y existir acuerdo unánime para su celebración, se especificará que la Junta ha tenido carácter universal.
. Si la junta no ha sido universal, hay que identificar a los asistentes con su nombre, número de participaciones y porcentaje de participación sobre el capital social total de la entidad. Los socios pueden acudir personalmente o por medio de representante.
. Recoger los acuerdos adoptados por la junta. Para el depósito de las cuentas anuales hay que indicar de manera expresa tanto a la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio con mención al año y la fecha de cierre contable y la distribución del resultado del ejercicio, o aplicación del mismo en el caso de pérdidas.
. Si la empresa puede formular cuentas anuales en formato abreviado o de pymes, se certificará que cumple con los límites legales para poder hacerlo.
. Indicar los documentos que componen las cuentas anuales aprobadas (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria) así como el número de páginas que las componen, y la confirmación de que han sido firmadas por todas las personas que componen el órgano de administración.
Para la presentación ante el Registro Mercantil de forma telemática, se incorpora el código alfanumérico de la huella digital generada.
Si la empresa está obligada a auditar sus cuentas, las cuentas aprobadas deberán ser las auditadas y dejar constancia de ello en el certificado.
Hemos dicho que la certificación contiene la transcripción del acta de la junta de socios, vamos a detenernos más en esta cuestión que consideramos importante.
¿Qué es el acta de junta de socios?
El acta de la junta de socios es un documento que recoge todos los acuerdos alcanzados durante la junta general de socios de una sociedad mercantil.
Esta junta debe ser convocada como se establece en los estatutos y siguiendo las directrices de la Ley de Sociedades de Capital.
Muchas sociedades son pequeñitas, formadas por familiares, amigos,… y a veces por trabajar en ese clima de confianza y cordialidad se obvian las obligaciones mercantiles como convocar junta y levantar acta de los acuerdos.
Si surgen conflictos y malentendidos entre las personas que conforman la sociedad, esta falta de documentación de los acuerdos ocasiona muchos problemas.
Por eso es importante contar con un acta firmada por todos los asistentes, y haber convocado una junta general en tiempo y forma, a la que todos los socios, aunque sean minoritarios, tienen derecho a asistir.
Imagina una sociedad formada por dos amigos de toda la vida, Juan y Pedro al 50 % de participación cada uno. Pedro es el administrador único, y todos los años firma la certificación de que se ha celebrado un acta de socios, cumpliendo los requisitos de la convocatoria, en la que han asistido todos los socios, aprobando las cuentas anuales. Esa certificación es necesaria para depositar las cuentas anuales, que además de ser una obligación mercantil son datos que el banco revisa para conceder financiación. Pedro tiene un documento word con modelo de certificación que descargó de internet, que todos los años modifica para indicar los datos que le da su asesoría de confianza acerca del resultado contable para así cumplimentar la certificación. Se lo envía firmado a la asesoría, y ellos se encargan de presentar las Cuentas Anuales al Registro Mercantil.
Pues bien, esas juntas no se celebran realmente, dada la confianza que hay entre Pedro y Juan, que trabajan juntos codo con codo, se ven diariamente y tienen una buena relación. Pero llega un día en la sociedad no pasa por su mejor momento económico y surgen conflictos y roces entre ellos.
En el momento que hay que tomar decisiones importantes que afectan al futuro de la empresa y al patrimonio de los socios, Juan hace una «jugada» societaria. Y es que niega haber recibido convocatoria de junta, haber visto la contabilidad, cuestiona los acuerdos adoptados y denuncia a Pedro por falsedad en documento público, ya que como administrador ha certificado que se han reunido y han llegado a acuerdos y ha presentado esa certificación en un registro público.
Pedro, trabajando de sol a sol y tratando de llevar la gestión de la empresa de la forma lo más diligente posible se encuentra con que su amigo pasa a ser el enemigo, y lo más grave, que ha podido cometer un delito.
Porque la emisión por parte del administrar societario de una certificación puede llegar a constituir un delito de falsedad en documento mercantil recogido en el art. 392.1 del Código Penal, en relación con el art. 390.1 del mismo texto legal.
En situaciones como esta, que muchas veces terminan en el juzgado, nos encontramos con un problema de prueba, para demostrar la existencia y veracidad del acuerdo y evitar el juego de es «mi palabra contra la tuya».
«Un gran poder conlleva una gran responsabilidad».
Ser administrador de una sociedad mercantil no es cualquier cosa.
A veces se toman a la ligera obligaciones mercantiles, dándoles poca importancia, sobre todo en sociedades pequeñas y poco profesionalizadas, donde las decisiones se toman sobre la marcha y la gestión es «de estar por casa» . Cuando surgen problemas y conflictos, cuestiones meramente formales pueden ser determinantes en un pleito (fechas, falta de firmas, no haber convocado la junta…. )
En próximos artículos te explicaremos cuáles son los deberes de un administrador de una sociedad y las consecuencias de incumplirlos.
Respecto al tema que nos ocupa, existe jurisprudencia en la que se admite la existencia de acuerdos sociales aunque el acta no esté firmada y no se cumplan estrictamente los requisitos formales, pero tiene que haber indicios y pruebas de la voluntad de los socios para adoptar esos acuerdos.
Nuestro consejo profesional es contar con una convocatoria de junta general y el acta firmada por todos los socios asistentes, para evitar problemas futuros.
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